Auch wenn es in der Praxis sehr selten vorkommt – Verwaltungsbeiräte können unter Umständen für schuldhaftes Vergehen haften! Die Eigentümergemeinschaft kann vom Verwaltungsbeirat Schadensersatz (§ 823 BGB) fordern. Um dieses Risiko zu minimieren, gilt es das Folgende zu beachten. Zunächst wird jedoch dargestellt, für welche Fehler ein Verwaltungsbeirat haftet.
Häufige Fehler des Verwaltungsbeirats
1. Der Verwaltungsbeirat kommt seiner Prüfungspflicht der Jahresabrechnung nicht nach.
2. Der Verwaltungsbeirat prüft die Jahresabrechnung zwar, macht dabei aber entscheidende Fehler und übersieht Unregelmäßigkeiten.
3. Der Verwaltungsbeirat überschreitet seine Kompetenzen und übernimmt z.B. Aufgaben wie Bauabnahmen.
In der Regel gilt eine Verjährungsfrist von 3 Jahren zum Jahresende für die Fehler, die der Verwaltungsbeirat begangen hat.
Welche Maßnahmen können das Haftungsrisiko minimieren?
Dokumentieren Sie grundsätzlich alles, was Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit des Verwaltungsbeirats tun. Weigert sich z.B. ein Verwalter Ihnen zur Prüfung der Jahresabrechnung Einsicht in die Belege und Unterlagen zu gewähren, sollten Sie dies schriftlich festhalten.
Auch das Abschließen einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung kann einen Beirat ruhiger schlafen lassen. Teilweise werden ehrenamtliche Tätigkeiten bereits durch eine private Haftpflichtversicherung abgedeckt – sehen Sie hierzu in Ihrer Versicherungspolice nach. Fehlt so eine Versicherung, haftet das Beiratsmitglied mit seinem gesamten privaten Vermögen. Solche Fälle sind jedoch sehr selten. Für die Versicherungskosten muss die Wohnungseigentümergemeinschaft einstehen. Der Abschluss einer solchen Versicherung ist daher zu empfehlen.
In der Praxis wird der jeweilige Beirat häufig per Beschluss in der Wohnungseigentümerversammlung von der Haftung für leicht fahrlässige Pflichtverletzungen befreit. Wichtig ist daran schon im Vorhinein zu denken und die Haftungsbeschränkung auf die jeweilige Besetzung des Beirats zu beziehen.
Was sollten der Verwaltungsbeirat prüfen?
Der Verwaltungsbeirat sollte insbesondere folgende Dokumente prüfen:
1. Jahresabrechnung
2. Wirtschaftsplan
3. Kontoauszüge der Wohnungseigentümergemeinschaft
4. Arbeitsnachweise von Technikern und Handwerkern
5. Verträge
6. Originalrechnungen und Belege
Der Hausverwalter ist verpflichtet dem Verwaltungsbeirat Einsicht in diese Unterlagen zu gewähren. Darüber hinaus hat der Beirat auch Anspruch auf Auskünfte des Verwalters. Scheuen Sie sich also nicht zu fragen, wenn Ihnen etwas nicht klar erscheint.
Die Prüfung der Heizkostenabrechnung zählt nicht zu den Aufgaben des Beirats. Wenn Sie sich dies zutrauen, ist es jedoch empfehlenswert, auch hierauf einen Blick zu werfen.
Die wichtigste Aufgabe des Beirats, ist die Prüfung der Jahresabrechnung (hierzu: die Aufgaben des Verwaltungsbeirats). Diese sollte hinsichtlich der formalen, sachlichen und rechnerischen Korrektheit überprüft werden. Das OLG Düsseldorf hält eine „stichprobenartige“ Prüfung der Originalbelege auf deren sachliche Richtigkeit durch den Verwaltungsbeirat für notwendig.
Prüfung der Jahresabrechnung durch den Verwaltungsbeirat
Zur Prüfung der Jahresabrechnung sollte der Beirat insbesondere folgende Punkte beachten:
- Sind die Hausgeldzahlungen korrekt gezahlt und zugeordnet worden? Gibt es Rückstände? Wurden diese eingefordert?
- Wurden die Rechnungsbelege richtig erfasst und den korrekten Posten in der Jahresabrechnung zugeordnet
- Wurden Rechnungen fristgerecht gezahlt? Sind Mahngebühren angefallen? Wenn ja, weshalb sind die Mahngebühren entstanden? Wurden Skonti genutzt?
- Stimmen Kostenvoranschläge von Dienstleistern auch mit den gezahlten Beträgen überein (insbesondere wenn per Beschluss ein Maximalbetrag vorgegeben wurde)?
- Wurden nur Posten erfasst, die das Gemeinschaftseigentum betreffen oder tauchen fälschlicherweise Belege auf, die nur dem Sondereigentum zuzuordnen sind?
- Stimmt der Kontostand der Instandhaltungsrücklage mit dem Ausweis über selbige überein?
- Stimmt der Anfangs- und Endbestand der letzten beiden Jahresabrechnungen überein?
- Ist der Endbestand schlüssig? (Endbestand = Anfangsbestand + Einnahmen – Ausgaben)
Bericht über Prüfergebnisse
Hier gilt die bekannte Weisheit „Wer schreibt, der bleibt“. Halten Sie Ihre Prüfergebnisse fest und berichten Sie darüber kurz und stichhaltig auf der Wohnungseigentümerversammlung. Der Verwaltungsbeirat hat hierfür ein Rederecht! Der Bericht kann mündlich oder schriftlich erfolgen.
Ist Ihnen auch nach Erklärungen des Verwalters etwas nicht klar, sollten Sie dies dokumentieren. Ebenfalls, wenn Sie auf andere Ergebnisse kommen. Achten Sie auch drauf, dass strittige Punkte im Protokoll festgehalten werden und Sie für Ihre Tätigkeit auf der Eigentümerversammlung entlastet werden. Somit ist das persönliche Haftungsrisiko des Verwaltungsbeirats minimiert.
Die 5 wichtigsten Tipps zur Reduktion des Haftungsrisikos des Beirats
1. Nehmen Sie nur Aufgaben wahr, die sich aus § 24 WEG (Prüfung von Jahresabschluss und Wirtschaftsplan sowie Unterstützung des Verwalters) oder der
Teilungserklärung ergeben. Lassen Sie sich per Beschluss zur Verhandlung des Verwaltervertrags bemächtigen.
2. Lassen Sie sich per Beschluss bei leicht fahrlässigen Pflichtverletzungen von der Haftung befreien.
3. Dokumentieren Sie Ihre Tätigkeiten.
4. Stellen Sie Ihre Prüfergebnisse der Jahresabrechnung in der Wohnungseigentümerversammlung vor.
5. Prüfen Sie, ob Ihre Tätigkeit als Verwaltungsbeirat versichert ist.
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